【ビジネスマナー】メール編

基本的なビジネスメールのルール

ビジネスマナーは社会人として働くうえで必須のマナーです。仕事上相手と意思疎通する時には必ず必須になり知らないとトラブルを起こします。仕事で送るビジネスメールも同様で、そこには守るべきビジネスマナーとルールがあります。それを知ると円滑に業務が進みます。メールは分かりやすさが重要です。まず件名は明確で簡潔に短くします。本文を書く時は文字と変換を間違えないよう注意し顔文字や記号文字は絶対に使わないようにしましょう。半角カナ文字や機種によって文字化けする文字も入れません。文字に関するこれらのビジネスマナーはルールと言ってもよいでしょう。一通のメールの本文には一つの用件だけを入れて複数入れないようにします。本文の冒頭には結論を入れます。本文の最後に入れる署名は、自分の名前、社名、部署、役職、住所、連絡先を入れます。相手に分かりやすく書いて負担を掛けないのがビジネスマナーです。

メールでのマナー違反とは

ビジネスメールにおけるマナー違反とは、届いた相手を不快にさせたり混乱させたりすることです。上に書いた事柄を行わないことはマナーに違反すると考えてよいでしょう。そのほかにもマナー違反と考えられることがあります。メールではファイルを添付する時がありますが、必要な場合を除いて二桁三桁に上る数の添付ファイルはビジネスマナーに違反しています。数が多いと重くて開きにくい上に、相手も確認の手間がかかります。ウィルスチェックをしないことも、セキュリティー上に問題がありますので、ウィルスチェックをします。そしてビジネスマナーに反するもので、一番致命的なのは送信先を間違えることです。一度送信ボタンを押してしまうと相手に瞬時に届いてしまい、取り返しがつきません。見積書や契約書、その他の機密情報を間違って送信してしまうのは恐ろしいことです。ビジネスマナーとマナー違反を知って守れば、順調に相手とやりとりが出来て、円滑にビジネスを進めることが出来ます。